US-Steuer leicht gemacht: Interview mit Manuela Smith

Wer sind eigentlich die Menschen, die hinter dem Erfolg von Jamestown stehen? In unserer neuen Interviewreihe stellen wir Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor, geben einen Einblick in ihren Arbeitsalltag und zeigen, was die einzelnen Abteilungen leisten. Den Anfang macht Manuela Smith, Leiterin der Abteilung "US-Steuer" in Köln.

Geboren und aufgewachsen ist Manuela Smith in Deutschland. Im Jahr 1996 zog sie nach Amerika und verbrachte zunächst ein Jahr in Miami, bevor sie schließlich 19 Jahre in Atlanta lebte. In dieser Zeit hat sie sich auf den Immobiliensektor spezialisiert, insbesondere auf Firmen, die geschlossene US-Immobilienfonds für deutsche Anleger auflegen.

In der US-Steuerabteilung, die Manuela Smith leitet, arbeiten derzeit sieben Mitarbeiter. Zusätzlich besteht ein enger Austausch mit dem Steuerteam in Atlanta. Durch die enge Zusammenarbeit können alle steuerlichen Belange der deutschen Anleger umfassend und effizient bearbeitet und die Kunden bestmöglich betreut werden.

Frau Smith, wofür ist die US-Steuerabteilung zuständig und wie genau profitieren die Anleger von ihrer Arbeit?

Mit der Beteiligung an einem Jamestown Fonds werden Anleger in den USA steuerpflichtig und müssen jährlich eine US-Steuererklärung einreichen. Unser Ziel ist, dass unsere Kunden dabei so wenig Aufwand wie möglich haben. Das erreichen wir, indem das Steuerteam die Anleger durch den gesamten Prozess begleitet und die Abwicklung der Steuerformalitäten übernimmt. Darüber hinaus bearbeitet das Team Schenkungen und unterstützt bei der Nachlassabwicklung. Im Falle des Falles kümmern sich die Jamestown Mitarbeiter um alle erforderlichen Formalitäten für die Übertragung der Fondsanteile, fordern benötigte Unterlagen an und informieren die Erben individuell über den Ablauf der Übertragung.

Mit welchen Anliegen kommen die Kunden typischerweise zu Ihnen?

Unsere Kunden sind mit der Thematik rund um die Einreichung einer US-Steuererklärung in der Regel gar nicht vertraut. Und das müssen sie auch nicht sein, da wir ihnen so viel Arbeit wie möglich abnehmen. Die Fragen sind daher vielschichtig. Häufig wird gefragt:

• Wann erhalte ich meine US-Steuererstattung?
• Wie erstattet das US-Finanzamt zu viel gezahlte Steuern?
• Wie komme ich an das Geld, wenn meine Hausbank keine US-Dollar-Schecks annimmt?

Auch Fragen zur steuerlichen Ansässigkeit in den USA treten auf, etwa bei Kunden, die beruflich für einige Jahre in die USA ziehen, längere Zeit in einem Ferienhaus in den USA verbringen oder dort studieren. Auch hier hat unser Team Antworten – ganz gleich ob Standardfrage oder Sonderfall.

Was gefällt Ihnen besonders gut an Ihrer Tätigkeit?

Ich liebe den Facettenreichtum der Tätigkeit und die Gestaltungsmöglichkeiten, da wir aktuell viele Prozesse digitalisieren und weiter optimieren. Kein Tag ist wie der andere und es wird nie langweilig. Zudem mag ich den engen Austausch mit Kollegen, Kunden und Vertriebspartnern sowie dem Team in Atlanta. Die Stadt ist schließlich meine zweite Heimat.

Welche Herausforderungen begegnen Ihnen in Ihrem Berufsalltag und wie gehen Sie damit um?

Die US-Finanzämter ändern immer mal wieder ihre Anforderungen oder Abläufe. Oft sind hier pragmatische und teils kreative Lösungsansätze gefragt, um die Interessen der Anleger bestmöglich zu vertreten. Seit einigen Jahren akzeptieren viele deutsche Banken außerdem keine US-Dollar-Schecks mehr. Die US-Finanzämter erstatten die Gutschrift der zu viel gezahlten Steuern aber über genau solche Schecks. Für unsere Anleger haben wir deshalb eine Lösung über einen Treuhänder in den USA erarbeitet. Seit 2018 bieten wir diesen Treuhandservice an, den derzeit rund 60 Prozent unserer Steuerkunden nutzen.

Wie sieht die Zusammenarbeit mit den US-Kollegen konkret aus?

Die Zusammenarbeit ist sehr eng, die US-Steuer in Köln und Atlanta sind quasi ein Team. Denn kein Team wäre in der Lage, den Steuerservice für unsere Anleger ohne das andere zu meistern.

Wir stehen täglich mit den US-Kollegen im Austausch und arbeiten über eine gemeinsame US-Datenbank zusammen. Darüber reichen wir beispielsweise auch die Steuererklärungen der Anleger ein. Jährlich halten wir außerdem eine mehrtägige Steuertagung ab, um die Planung für das nächste Steuerjahr, aktuelle Herausforderungen und Verbesserungen unserer Serviceprozesse zu besprechen. In diesem Jahr findet die Tagung in virtueller Form im Oktober statt.

Wie kommunizieren Sie mit den Kunden, um sie über ihre steuerlichen Angelegenheiten auf dem Laufenden zu halten?

Rund 40 Prozent unserer Kunden nutzen unser Jamestown Kundenportal. Dort können wir Anschreiben und Dokumente einfach im Postfach bereitstellen. Wer den Steuer- oder Treuhandservice beauftragen möchte, kann das ebenfalls über ein elektronisches Formular im Kundenportal machen. Viele Kunden kontaktieren uns außerdem telefonisch. Zudem kommunizieren wir per E-Mail oder auf dem Postweg.

Auch für "Postkunden" möchten wir über digitale Aktionen neue Wege schaffen. In diesem Jahr haben wir beispielsweise den US-Steuerfragebogen in Papierform mit einem zusätzlichen QR-Code versandt. So hatten die Kunden die Möglichkeit, den QR-Code zu scannen und den Fragebogen elektronisch über Handy oder Tablet auszufüllen und an uns zu übermitteln. Das spart dem Kunden das Porto und den Weg zum Briefkasten. Wir wiederum können den Fragebogen elektronisch schneller verarbeiten. Den Formularservice möchten wir künftig auch für andere Prozesse anbieten – als elektronische Einmal-Lösungen für Kunden, die kein Kundenportal wünschen.

Welche Rolle spielen Automatisierung und Digitalisierung bei Ihrer Arbeit?

Die Arbeitsprozesse sind in den vergangenen Jahren deutlich digitaler geworden. Noch vor einigen Jahren wurden Kopien der Anlegersteuererklärungen in Papierform von Atlanta nach Köln verschickt und dann an die Anleger weitergeleitet. Heute erhalten wir diese Steuerdokumente digital von den US-Kollegen. Auch die E-Mail-Kommunikation, das Kundenportal und der Formularservice mit QR-Code haben viele Abläufe verändert. Digitalisierung bedeutet bei uns konkret weniger Ausdrucken, Eintüten und Versenden, dafür mehr Effizienz und bessere und genauere Möglichkeiten der Qualitätskontrolle.

Gibt es technologische Innovationen, die Sie aktuell testen, um Effizienz und Kundenzufriedenheit noch weiter zu steigern?

Die Automatisierung und Digitalisierung unserer Prozesse sind uns sehr wichtig. Im Fokus stehen dabei nicht nur die Steigerung der eigenen Effizienz, sondern vor allem auch die weitere Optimierung des Kundeservice. Die bereits erwähnte Ausweitung unseres Formularservices mit QR-Code ist ein Beispiel dafür. Ein anderes ist ein Chat-Bot, der rund um die Uhr gängige Fragen beantwortet und der fortlaufend aktualisiert und mit neuen Daten gefüttert wird. Darüber hinaus arbeiten wir intensiv an der weiteren Digitalisierung unserer Back-Office-Prozesse, sodass wir den Arbeitsaufwand reduzieren und im Sinne unserer Kunden eine noch schnellere Bearbeitung ermöglichen können.

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