Anika Hindsches, Projektmanagerin
Jamestown News
24 August 2024
Digitalisierung Schritt für Schritt: Projektmanagerin Anika Hindsches im Interview
Anika Hindsches arbeitet seit 2006 bei Jamestown. Nach ihrer Ausbildung zur Bürokommunikationskauffrau, war sie neun Jahre in der US-Steuerabteilung tätig, bevor es sie ins Risikomanagement und danach in den Direktvertrieb verschlug. Nach dem Wechsel in den Vertrieb wirkte sie maßgeblich bei der Entwicklung des Online-Beitritts zur digitalen Zeichnung der Jamestown Fonds mit. Seit zwei Jahren verantwortet Anika Hindsches das Projektmanagement bei Jamestown in Köln. Der Fokus ihrer Arbeit liegt dabei insbesondere darauf, die digitale Transformation des Unternehmens voranzutreiben.
Sie haben bereits in den unterschiedlichsten Bereichen bei Jamestown gearbeitet. Wie helfen Ihnen diese verschiedenen Einblicke und Erfahrungen bei Ihrer jetzigen Tätigkeit als Projektmanagerin?
Allein die lange Betriebszugehörigkeit hilft mir sehr, weil ich über die Jahre fast automatisch viel über die Arbeitsweisen der einzelnen Abteilungen erfahren habe – beispielsweise durch teamübergreifende Meetings, die regelmäßig stattfinden. Die direkte praktische Erfahrung aus der Arbeit in den verschiedenen Bereichen ist ein zusätzlicher Vorteil. Denn dadurch habe ich nicht nur ein gutes Verständnis für die Prozesse, sondern auch für die Grenzen und Herausforderungen der jeweiligen Abteilung. Wer einmal selbst im Risikomanagement gearbeitet hat, weiß, wie hoch die gesetzlichen Vorgaben teilweise sind und wie sehr es dabei manchmal auf Details ankommt.
Was war der Hauptantrieb hinter der Neugestaltung des Kundenportals und wie profitieren die Anleger davon?
Mit der Neugestaltung verfolgen wir zwei Ziele: Zum einen wollen wir die Prozesse für unsere Kunden vereinfachen, um ihnen ein angenehmeres Nutzungserlebnis zu bieten. Zum anderen wollen wir unsere internen Abläufe optimieren. Das ursprüngliche Portal diente hauptsächlich als Informationsquelle, über das unsere Kunden den aktuellen Stand ihrer Investitionen einsehen und ihre Post abrufen konnten. Das neue Portal hat deutlich mehr Funktionen und ist erheblich interaktiver. Ein wichtiger neuer Bestandteil ist beispielsweise die Möglichkeit für Kunden, Dokumente hochzuladen und an uns zu übermitteln, was den Informationsaustausch vereinfacht. Außerdem können sich Kunden im Portal über neue Fonds informieren und direkt zeichnen.
Wird Jamestown also bald ein rein digitales Unternehmen sein?
Nein, das wird nicht passieren. Uns ist sehr daran gelegen, unseren persönlichen Servicegedanken beizubehalten und weiterhin zu pflegen. Die Digitalisierung verstehen wir als eine Ergänzung zu unseren bestehenden Serviceangeboten, nicht als Ersatz. Wir werden keinen Sprachcomputer einführen, trotzdem bietet die Digitalisierung auch hier Vorteile wie unser neuer digitaler Telefonservice zeigt: Seit einigen Monaten bieten wir unseren Kunden die Möglichkeit, Telefontermine vorab online zu vereinbaren. So können wir uns besser auf das Gespräch vorbereiten und eventuelle Fragen und Anliegen schneller klären, was für die Kunden von Vorteil ist. Trotz dieses Angebots sind wir aber auch weiterhin „ganz normal“ für unsere Kunden erreichbar. Sie können uns also auch künftig ohne vereinbarten Termin anrufen.
Die Digitalisierung bezieht sich nicht nur auf den Kundenservice, sondern betrifft auch interne Prozesse. Welche Themen interessieren Sie dabei aktuell am meisten?
Ein besonders spannendes Feld, das wir in der Jamestown Gruppe erkunden, ist der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI). In unseren Immobilien nutzen unsere US-Kollegen KI bereits auf vielfältige Art und Weise, etwa um den Energie- und Wasserverbrauch zu reduzieren, die Kommunikation mit den Mietern zu optimieren und unsere Immobilien und Services noch besser auf die Bedürfnisse der Nutzer hin auszurichten. Neben der Anwendung in unseren Immobilien erproben wir den Einsatz Künstlicher Intelligenz auch in unseren internen Prozessen. Selbst wenn wir KI im Vergleich zu anderen Bereichen intern noch seltener nutzen, sind wir aktiv dabei, verschiedene Nutzungsmöglichkeiten zu testen. Ein Beispiel hierfür ist der Einsatz von Chatbots und Tools zur Dokumentenanalyse, welche dazu beitragen, unsere Abläufe effizienter zu gestalten. Da uns der Datenschutz ein besonders wichtiges Anliegen ist, nähern wir uns diesem Thema mit großer Sorgfalt. Um dies zu gewährleisten, haben wir eine eigene Arbeitsgruppe ins Leben gerufen. Diese Gruppe prüft die Möglichkeiten zur sicheren und sinnvollen Integration von KI.
Welche Prozesse stehen als nächstes auf Ihrer Liste zur Optimierung?
Wir möchten die Handhabung unserer Formulare weiter optimieren. Aktuell arbeiten wir mit interaktiven PDFs, die von unseren Kunden ausgefüllt, ausgedruckt, unterschrieben und auf dem Postweg an uns gesendet werden müssen. Unser Ziel ist es, diesen Prozess komplett zu digitalisieren. Das spart nicht nur unseren Kunden viel Zeit und Aufwand, sondern hilft auch uns dabei, unsere internen Arbeitsabläufe zu optimieren.
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